Notionは便利なツールですが、チームで運用すると「とりあえず作った」状態ではすぐに破綻します。私自身、複数のチームで導入してきた中で崩壊しかけた経験もありました。
そこから学んだのは、Notionをチームで使うときに大事なのは「設計・責任者・共有」の3つ。
この視点を持つだけで失敗をかなり防げると思うので、Notionを組織やチームで初めて運用するときのティップスとしてご確認ください。
設計と目的を最初に決める
チーム運用でありがちな失敗が「とりあえずデータベースを作る」や「ページを自由に作らせてしまう」ということ。
Notionは自由度が高く、リアルタイム同時編集が可能なため「あとで整理すればいいか」や「みんなちゃんとドキュメント書いて整理してくれるだろう」と思っていると本当にカオス状態になり、負の遺産と化します。
最初からがっちりルールを作るのも時間がかかり、自由度を奪ってしまうので、以下のような簡単なルールから初めてみる
- ページやデータベースの階層と構成
- 各ページを使うことの目的
- データベースを使う目的
- チームスペースと個人スペース
ルールや定義を記載したページが1枚でもあると良いかもです。
何でもNotionにしない
Notionを運用開始するとメンバーからよく出てくる声が「全部Notionで運用しないといけないの？」でした。
Notionは、情報を階層やドキュメント、データベースという形で整理するのは得意ですが、表計算やスライドなどは不得意です。
一応、表計算ならデータベースの数式を使ったりすれば実現はできますが、スプシやExcelに比べたら機能面は相当劣っています（そもそも表計算用ではない！）
Notionの運用を開始して「すべての情報が貯まるぞ！」と思っていても、無理やりNotionに移行すると周囲からの反発も…
スプシならリンクを貼る、ファイルなら埋め込むなど、Notionをフォルダ的な使い方で考えてみると情報の整理がしやすかったです。
責任者を立てて、更新は必ず共有
できれば（多分このページを見ているあなたが）Notionの管理責任者を立てたほうが良いです。
理由は、形骸化を阻止するため。
責任者を立てずに、なんとなく「良さそう」という理由から導入を開始して1ヶ月もすれば、カオス状態が増していくか、使われなくなっていくかのどちらかです。
責任者を立てて、以下のことを週に1回くらいチェックしておけば治安維持、運用活性に活きてくると思います。
- 無駄なページ（一人しか使わない、重複している）が生まれていないか
- 使いづらいページ構成になっていないか
- 更新履歴やアナリティクスを確認して、直近で見られていないページを特定する
また、責任者はNotionに階層や構成、使い方などに変更を加えたら、必ずメンバーに周知することを忘れないように。誰もが同じ認識でいることを本当に難しいので…
作り込みすぎない
Notionをいじるのは本当に楽しくて、一日中いじっていられるほど作り込み始めたら止まらなくなります。
例えば、議事録データベースやタスクデータベースを作ってそれらをつなぎ込んでみたり、オートメーションや数式でちょっと凝ってみたりなどなど。
これ結構時間の無駄になりかねません。
業務の生産性向上や無駄なコスト削減が目的であるなら、利用者（チームメンバー）はいわゆるお客さんなので、最初から作り込みすぎずに、使ってもらってヒアリングをしながら業務に落とし込んで作っていくのが最短ルートだと思っています。
結論
Notionをチームで運用するとき（特に導入開始時点）は、以下4つに注意して中長期的な目線で、少しずつ進めていくことをおすすめします。
- 設計と目的を最初に決める
- 何でもNotionにしない
- 責任者を立てて、更新は必ず共有
- 作り込みすぎない
